Des modules comme la gestion du temps et le marketing s'avèrent précieux pour facturer au temps passé et gérer soit même des e-mailing auprès du fichier prospect ou client directement accessible.

La messagerie qui peut centraliser plusieurs boîtes aux lettres est en relation directe avec la gestion des contacts. De fait, un message peut, dès réception, être enregistré dans le dossier client correspondant sans passer par l'élaboration de règles plus ou moins complexes.

L'agenda toujours connecté directement aux contacts s'avère très pratique depuis qu'il est possible de créer très rapidement un rendez-vous par simple clic. Le partage des agendas est paramétrable. Il est même prévu de saisir les notes de frais avec une demande de visa de la hiérarchie simplifiée.

La gestion et la trésorerie permettent d'une part d'établir des prévisions et des objectifs associés à des ressources, d'autre part de notifier les encaissements ou achats afin d'avoir une visibilité sur l'encours de chaque client.

Bien entendu, toutes les données ne sont pas nécessairement accessibles à tous les utilisateurs de l'application. Pour une organisation donnée, certains modules peuvent n'être accessibles qu'à un nombre limité d'utilisateurs ce qui permet de gérer au plus juste les coûts d'utilisation. On ne paie que les modules réellement utilisés.

Si l'utilisation d'une application de ce type semble évidente dans un contexte de télétravail ou pour des sites distants, je l'utilise à titre personnel en solo depuis plusieurs années. Pour un indépendant, ce système apporte une organisation modulable et réduit considérablement le temps de traitement de l'administration. L'application se substitue parfaitement aux applications lourdes qui nécessitent une installation sur un serveur interne avec les contraintes associées : serveur de secours, backup, mises à jour, etc. Ici, c'est l'équipe technique qui assure la maintenance et les équipes sont conscientes de l'impérieuse nécessité de pouvoir accéder à ses dossiers clients même à 2h00 du matin !

Un outil de gestion des fichiers permet de faire des recherches parmi les pièces jointes qui s'accumulent rapidement, voire de gérer un archivage en gardant trace du nom des fichiers avant suppression, afin de pouvoir les retrouver sur un support quelconque (CD, disque externe, etc.).

Enfin, pour les responsables qui sauront prendre le temps d'exploiter les données, Ines permettra d'analyser l'activité par produits, clients, secteurs, etc. et fournira rapidement des indicateurs sur le suivi des axes stratégiques définis.

Impacts sur l'organisation

Il existe maintenant plusieurs solutions d'applications CRM en mode ASP (application louée) et d'une manière générale elles représentent des solutions pratiques et économiques pour centraliser les données vitales liées à l'activité de l'entreprise. Ines a été une des premières à être conçue pour le web et non pas une transposition plus ou moins réussie d'une application classique. Dans tous les cas, c'est l'analyse très fine des  besoins de l'entreprise qui doit présider au choix d'une solution ainsi que la capacité de l'éditeur à faire évoluer son application.

Quel que soit le produit choisi, il ne faut pas négliger l'impact sur l'ensemble des utilisateurs. Passer d'un mode de travail individuel au partage temps réel des informations se prépare. Il est parfois difficile d'obtenir un véritable partage d'agenda, alors l'accès plus ou moins partagé aux contacts ou dossiers clients peut entraîner des blocages. Il est impératif d'inclure dans l'analyse tous les éléments dédiés à l'amélioration du confort des utilisateurs : lettres types bien référencées, outils de classification simples pour les clients et pour les dossiers transversaux, procédures claires. En effet, l'usage d'une application partagée va contraindre à l'adoption d'une classification unique, de méthodes similaires là où chacun s'était construit sa propre organisation. Ces classifications et procédures ne sont pas imposées par l'outil mais sont à déterminer par les administrateurs de l'application en charge de paramétrer, souvent avec une assistance, les fonctions courantes.
C'est en veillant à ce que les utilisateurs trouvent des avantages probants à utiliser l'application que l'organisation entière obtiendra le meilleur bénéfice de l'outil.

Pour en savoir plus : www.ines.eu
Il existe une version gratuite  accessible si vous disposez d'un numéro Siret et qui permet de gérer plusieurs utilisateurs sur la version de base de l'application.
Un test gratuit de l'ensemble des modules est également possible dans le cadre de la recherche de votre solution CRM.